Ad-hoc effizienter einkaufen
- 26.08.2013
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„Das Bestellen von Büromaterial muss extrem einfach, schnell und flexibel sein“, erklärt Marc Jäschke, Leiter indirekter Einkauf der KraussMaffei Technologies GmbH in München. „Denn insbesondere bei kleinteiligen und kleinwertigen Bestellungen ist es wichtig, dass im Bestellprozess kein großer Aufwand betrieben wird.“ Die Unternehmensgruppe zählt zu den weltweit führenden Herstellern von Maschinen und Anlagen zur Produktion und Verarbeitung von Kunststoff und Gummi. Rund 4000 Mitarbeiter sind weltweit für die KraussMaffei Gruppe tätig – 1600 davon arbeiten am Hauptsitz München.
Marc Jäschke hat in den vergangenen Jahren einiges dafür getan, um den Aufwand rund um Bestellung und Entgegennahme von Papier, Stiften oder Tonern zu senken und so Kosten einzusparen. Ein entscheidender Schritt war dabei die Wahl des richtigen Händlers. Seit 2010 arbeitet die KraussMaffei Gruppe an deutschen Standorten mit Office Depot, einem der weltweit führenden Lieferanten für Büroartikel, zusammen. Jäschke erklärt seine Wahl: „Es bringt im indirekten Einkauf nichts, nur punktuell nach Kosteneinsparungen zu schauen. Eine ganzheitliche Betrachtung des Einkaufs ist entscheidend – hier hat Office Depot den besten Ansatz.“ Seither werden der Hauptsitz in München und die Mehrzahl der deutschen Standorte von Office Depot mit Standard-Office-Supplies, Toner und Tinte sowie Lampen und Büromaschinen beliefert.
100 Prozent elektronisch
Gemeinsam mit Office Depot wurde auch ein besonders flexibles Einkaufssystem eingeführt. Die Neuerung: Es wird nun nicht mehr wie früher in regelmäßigen Abständen von den einzelnen Abteilungen Ware bestellt. Stattdessen kann so gut wie jeder Büro-Mitarbeiter seinen Bedarf von einem Tag auf den anderen selber ordern. Das bedeutet: Jeder bestellt dann, wenn er etwas braucht. Ware wird nicht mehr vor Ort gesammelt. Der Vorteil des Systems liegt darin, dass die Lagerhaltung entfällt und damit unnötig gebundenes Kapital frei wird. Zeitaufwändige, interne Absprachen darüber, was wann von wem geordert werden soll, gehören damit der Vergangenheit an.
Voraussetzung für ein solches Vorgehen ist ein wirklich simpler Bestellprozess, der sowohl dem Kunden die Bestellung, als auch dem Lieferanten die Auslieferung schnell und effizient ermöglicht. Aus diesem Grund bestellen alle Mitarbeiter ausschließlich elektronisch. Die KraussMaffei Technologies GmbH hat sich dabei für eine Kombination aus eigenem E-Procurement-System und Webshop des Lieferanten entschieden. Bei einer solchen so genannten Punch-Out-Lösung ist das Warenwirtschaftssystem direkt mit den elektronischen Katalogen von Office Depot verbunden. Die Mitarbeiter gehen über das firmeneigene SAP-System in den Web-Shop, füllen dort den Warenkorb und gehen dann zurück ins hauseigene System – ist die interne Genehmigung abgeschlossen wird die Bestellung als XML-Datei an Office Depot verschickt. Als Schnittstelle zum Austausch der Katalogdatensätze dient das Open Catalog Interface (OCI). Den Vorteil dieses Vorgehens schildert Jäschke so: „Alle Mitarbeiter mit SAP-Zugang können über einen einzigen Lieferanten-Zugang bestellen. Das erspart uns und Office Depot eine Menge Arbeit.“ Innerhalb bestimmter Budgets, die für jede Abteilung hinterlegt sind, kann auf diese Weise jeder Mitarbeiter selbständig agieren.
Während früher gedruckte Bestellanträge weitergereicht und unterschrieben werden mussten, läuft nun alles automatisch. Das System funktioniert aber nur, wenn die Ware tatsächlich am nächsten Tag geliefert werden kann. Silvia Mittelstaedt, die den Kunden als Key Account Manager von Office Depot betreut, betont: „Aufgrund unseres großen Logistikzentrums haben wir eine sehr hohe Verfügbarkeit und können schnell liefern. Ist die Bestellung bis 16 Uhr eingegangen, dann kommt die Ware zuverlässig am nächsten Tag zum Kunden.“
Entscheidend für den Erfolg des elektronischen Bestellsystems ist auch, dass alle Produkte über ein System bestellt werden können. „Unser früherer Lieferant hätte die Papierbestellung zum Beispiel über ein anderes System abbilden müssen.“ Bei Office Depot ist das nicht der Fall. Alle 12 000 gewählten Artikel sind im E-Shop verfügbar. „Wir haben nicht nur eine Lieferquelle für unser Material gesucht sondern auch ein zuverlässiges und einfaches Liefersystem. Mit Office Depot haben wir beides gefunden“, erklärt Jäschke. Das Angebot der Punch-Out-Lösung wird dabei gemeinsam ständig erweitert – zuletzt durch einen Stempelshop, der es dem Unternehmen ermöglicht, individualisierte Stempel direkt beim Bürolieferanten zu bestellen. Und es gibt noch eine weitere Besonderheit, die die Prozesse zusätzlich vereinfacht: Die Ware wird bis an den Schreibtisch geliefert – und zwar deutschlandweit. Auf diese Weise ist sie sofort dort, wo sie zum Einsatz kommt.
Neben der Effizienzsteigerung bei den Bestellvorgängen nutzt Jäschke weitere Einsparpotenziale im Einkauf über den Einsatz von Eigenmarken. Entscheidend sei es allerdings, Eigenmarken gezielt und dosiert einzusetzen. Die gewünschte Qualität und Funktion dürfe niemals außer Acht gelassen werden. „Wir achten stattdessen sehr genau darauf, dass die Produkte hinsichtlich Abmessung, Farbe und Funktion vergleichbar sind. Und bei besonders sensiblen Produkten, wie Tonern, haben wir einen genauen Blick auf die Reklamationsquote.“ OEMs stehen im Webshop daher bei vielen Produkten genauso zur Verfügung wie Eigenmarken. Nur punktuell werden sie substituiert. Dieser „weiche“ Ansatz zeigt Erfolg: In diesem Jahr konnte der Anteil an Eigenmarken bei den Bestellungen im Vergleich zum gleichen Zeitraum im Jahr 2012 bereits um 10 Prozent erhöht werden und liegt jetzt bei 20 Prozent. Das ökonomische Bestellsystem soll künftig auch auf weitere Standorte ausgeweitet werden. In den nächsten beiden Jahren kommen die noch fehlenden deutschen Gesellschaften der Unternehmensgruppe hinzu. Außerdem wird derzeit geprüft, ob die effiziente „ad-hoc“-Bestellung via Office Depot europaweit eingeführt wird.
