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AMEX: Kennen Sie Ihre Hotelausgaben?

Maverick Buying, der wilde Einkauf, bezeichnet das Einkaufen aus den Unternehmensabteilungen heraus ohne Absprache mit der zuständigen Abteilung oder dem Einkaufsverantwortlichen.

Damit wird dem Einkauf die Möglichkeit genommen, das Marktpotenzial voll auszuschöpfen. American Express Global Business Travel bietet einige Tools an, mit denen das Travel Management gut strukturiert und transparent möglich sein soll.

Viele Geschäftsreisende buchen ihre Hotelübernachtungen nicht über die von ihrem Unternehmen vorgegebenen Buchungskanäle und nutzen somit unter anderem nicht die vom Einkauf verhandelten Vertragsraten.

Als weltweit tätiger Dienstleister unterstützt der Geschäftsbereich Global Business Travel von American Express branchenunabhängig kleine, mittelständische und international tätige Konzerne in der Planung, Durchführung und Kontrolle des Geschäftsreisemanagements. Durch Reisebuchungstechnologien, Beratungsleistungen in der Erarbeitung von Einkaufsstrategien sowie durch die Unterstützung in den Verhandlungen mit Zulieferern und Kunden stellt der Dienstleister ein Einkaufs- und Mobilitätsmanagement zur Verfügung. American Express verfügt über eines der größten Reisebüronetzwerke weltweit und ist in 140 Ländern vertreten.

Geht es um eine Bestandsaufnahme des Travel Managements sollten sich Unternehmen zunächst mit den folgenden Fragen auseinandersetzen, die das Buchungsverhalten der Reisenden und Buchenden betrifft: Werden alle Reisen über die Travel Management Company (TMC) gebucht? Wird hierbei auch darauf geachtet alle Flug-, Bahn-, Hotel- und Mietwagenbuchungen über dieselbe Plattform zu buchen? Sind den Reisenden und Buchenden alle verhandelten Raten bekannt? Wurden alle Raten auch dem TMC mitgeteilt? Ist die Reiserichtlinie eindeutig definiert? Ist ersichtlich, wie und was gebucht werden darf? Wird Verstößen gegen die Reiserichtlinie nachgegangen? Werden Compliance-Verstöße überprüft? Wird intern über Änderungen informiert? Um die Ausgaben unter Kontrolle zu halten, gibt es dann folgende Möglichkeiten: Mögliche Buchungskanäle sollte man reduzieren. In den Reiserichtlinien sollten klare Parameter eingesetzt werden. Vertragsraten sollten präferiert gebucht und Steuerungs- und Compliance-Richtlinien überprüft werden.

Rund ein Viertel der Gesamtkosten einer Geschäftsreise entfallen auf die Übernachtung. (Quelle: VDR)
Rund ein Viertel der Gesamtkosten einer Geschäftsreise entfallen auf die Übernachtung. (Quelle: VDR)

In der Regel werden Flüge, Bahnreisen und Mietwagenreservierungen über das TMC gebucht. Jedoch ist eine erhebliche Abweichung der Zahlen im Hotelbereich festzustellen. Laut der VDR-Geschäftsreiseanalyse entspricht das Hotelvolumen durchschnittlich 90 Prozent des Flugvolumens und ist somit ein großer Kostenanteil des gesamten Reisevolumens. Nur rund 20 Prozent der Hotelbuchungen werden über die TMC abgewickelt. Die Gründe hierfür sind die persönlichen Präferenzen der Reisenden. Hinzu kommen persönliche Kontakte zu den Hotels, die Nutzung von anderen Buchungsplattformen und es fehlt häufig eine klare Definition und Sanktionierung des Buchungswegs innerhalb der Reiserichtlinie.

Dieses Buchungsverhalten führt zu einem immensen Kontroll- und Steuerungsverlust. Unternehmen kennen ihr Hotelvolumen nicht, daher haben sie konkrete Nachteile bei Verhandlungen mit den Hotels beziehungsweise den Hotelketten. Sie verlieren die Möglichkeit ihr Volumen zu steuern und Einsparungspotenziale durch unkontrollierte Buchungswege und eventuelle Nichteinhaltung der Reiserichtlinie. Man sollte allerdings nicht nur auf den reinen Zimmerpreis schauen. Die verhandelten Netto-Raten enthalten in der Regel Leistungen, wie Frühstück, kostenloses Parken und die freie Nutzung des Internets. Häufig werden diese Leistungen vor Ort noch teuer hinzugekauft und können schnell eine Teuerung des Hotelpreises um bis zu 50 Prozent ausmachen. Neben diesen versteckten Mehrkosten sind die verhandelten Netto-Raten bis 18 Uhr am Tag der Anreise kostenlos stornierbar. Ein sehr wichtiger Aspekt zu Zeiten, in denen der Trend zu „Deposit-Hotelraten“ geht, die direkt nach Abschluss der Buchung der Kreditkarte des Reisenden belastet werden und nicht erstattungsfähig sind. Neben den sehr viel flexibleren Stornierungsbedingungen bleibt man auch oftmals von Blackout-Dates, also Zeiten, in denen keine Reservierungen möglich sind, zum Beispiel Messezeiten, verschont.

Ein weiterer immer wichtiger werdender Aspekt ist natürlich die Sicherheit. Je weiter verstreute Buchungskanäle genutzt werden, desto weniger lässt sich im Falle eines Vorfalls, etwa Unruhen oder Anschläge, der Aufenthaltsort des Reisenden ermitteln. Im Krisenfall kann das Unternehmen nur ungenügend bis gar nicht seiner Sorgfaltspflicht gegenüber seinen Mitarbeitern nachkommen.

American Express Global Business Travel bietet Analysen an, mit deren Hilfe das Maverick-Buying-Volumen ermittelt werden kann. Hierzu gehört ein detailliertes Reporting der Geschäftsreiseausgaben, der Kreditkarten und die Zusammenarbeit mit der Buchhaltung. Darüber hinaus wird ein Compliance Reporting angeboten, im Einzelnen umfasst das die Erstellung von Reports, welche Verstöße aufzeigen, eine Ermittlung der Buchungskanäle, die Nutzungsrate des Hotelprogramms, eine Überarbeitung der Reiserichtlinie und eine Begleitung des Change-Management-Prozesses. Zu den Tools von American Express gehört unter anderem der „Pre-Trip Auditor“, die Erstellung eines Hotelprogramms durch „Advisory Services“ und „Trackpoint“ für mehr Sicherheit der Reisenden. 

businesstravel.americanexpress.com/de/

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